O secretário executivo e sua importância no serviço público: guia de boas práticas

O secretário executivo e sua importância no serviço público: guia de boas práticas

Author Santos, Regina Suxo Autor UNIFESP Google Scholar
Advisor Scarpi, Marinho Jorge Scarpi Autor UNIFESP Google Scholar
Institution Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP)
Graduate program Oftalmologia e Ciências Visuais
Abstract This work was developed with the aim of materializing, in the form of a guide to good practices, more than 30 years of experience in civil service, in the position of Secretary of the Academic Department; following the constant changes in the course of the management, sometimes motivated by the high turnover in Executive Posts; the growth of the Institution and the management; now because of changes in the technological aspect and in the profile of the Executive Secretary. In order to verify and assess the importance that has been placed on the professional of the Executive Secretariat in successful organizations and in the civil service during this time, a comparative analysis was carried out between the roles determined and/or perceived by the professions authorized in the Edicts of the civil service examination for Executive Secretary and the known day-to-day needs of this professional in an academic department of Federal Institutions of Higher Education (IFES - Instituições Federais de Ensino Superior). A change in the development of the activities was observed, which demanded more of this kind of professional. Then in the companies they were seen with another profile, far from that of a mere executor of orders or tasks, and they were assigned the power to decide, to make commitments, to fulfill their role as the guardians of the company?s history in addition to the prediction of events inside the company. In the edicts for civil service examination it has become evident that the proper professional qualification for admission to the career is not required. As evidenced by the fact that not all those who are admitted to the Civil Service and hold position as Executive Secretary have professional qualification for this purpose, we decided to present this proposal for a Guide to Good Practices, focusing on the Executive Secretary of the Department of Ophthalmology and Visual Sciences of EPM ? UNIFESP. The work was started by situating the guide user in the main scenario for which it was developed, the Department of Ophthalmology and Visual Sciences of UNIFESP. Once the main scenario had been defined, then the other scenarios interrelated with this were investigated. Aiming to define the processes of the Executive Secretariat, the analysis of the interrelationship was elaborated: internal, interinstitutional and external. After the environments had been defined, we sought to identify needs and demands, from which the organizational charts of the main and supporting processes were elaborated. The processes proved to be quite coherent with their professional qualification, in view of their multiprofessional education that enables them to work in several areas of knowledge. A flow chart was exemplified in order to demonstrate uncomplicatedly the work being executed, which allows the verification of possible failures in the processes.

Este trabalho foi desenvolvido com objetivo de materializar, em forma de um Guia de Boas Práticas, mais de 30 anos de experiência no serviço público, na função de secretária de Departamento Acadêmico. Nesse período, foi possível acompanhar as constantes mudanças nos rumos da administração motivadas, por vezes, pela alta rotatividade nos cargos executivos e pelo crescimento da instituição e da gestão e, por outras vezes, decorrentes de mudanças tecnológicas e do perfil do secretário executivo. Para verificar e medir a importância que o profissional de Secretariado Executivo passou a ter em organizações de sucesso e no serviço público durante esse tempo fez-se análise comparativa entre as funções determinadas e/ou percebidas pelas profissões autorizadas nos editais de concurso público para a função de secretário executivo e as necessidades conhecidas no dia a dia desse profissional em um departamento acadêmico nos Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Observou-se que houve uma mudança no desenvolvimento das atividades com maior nível de exigência para esse tipo de profissional. Nas empresas, o secretário executivo passou a ser visto com outro perfil ? longe de ser um mero executor de ordens ou tarefas ?, sendo a ele atribuído o poder de decidir, assumir compromissos, cumprir seu papel de guardião da história da empresa, além de prever acontecimentos no ambiente de trabalho. Nos editais para concurso público, fica evidente que não se exige a devida habilitação profissional para o ingresso na carreira. Está constatado que nem todos que ingressam no serviço público no cargo de secretário executivo têm formação profissional para tal. Por esse motivo, optamos por apresentar esta proposta de Guia de Boas Práticas com foco no Secretário Executivo do Departamento de Oftalmologia e Ciências Visuais da Escola Paulista de Medicina (EPM) da Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP). Iniciou-se o trabalho por situar o usuário do guia dentro do cenário principal para o qual foi desenvolvido, o Departamento de Oftalmologia e Ciências Visuais da UNIFESP. Definido o principal, passou-se a investigar os demais cenários que se inter-relacionam com este. A fim de definir os processos da Secretaria Executiva, foi elaborada a análise das inter-relações: interna, interinstitucional e externa. Definidos os ambientes, buscou-se identificar as necessidades e demandas, a partir das quais foram elaborados organogramas tanto dos processos de apoio, quanto dos principais. Esses processos se mostraram bastante coerentes com a qualificação profissional, face à sua formação multiprofissional que permite ao secretário executivo atuar em várias áreas do conhecimento. Foi exemplificado o fluxograma para demonstrar de forma descomplicada o trabalho que está sendo executado, permitindo verificar possíveis falhas nos processos.
Keywords executive secretary
federal institutions of higher education
ophthalmology
visual sciences
process management
manual
secretário executivo
instituições federais de ensino superior
oftalmologia
ciências visuais
gestão de processos
manual
Language Portuguese
Date 2016-11-30
Published in SANTOS, Regina Suxo. O secretário executivo e sua importância no serviço público: guia de boas práticas. 2016. 88 f. Dissertação (Mestrado Profissional) - Escola Paulista de Medicina, Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP), São Paulo, 2016.
Research area Medicina
Knowledge area Ciências da saúde
Publisher Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP)
Extent 88 p.
Origin https://sucupira.capes.gov.br/sucupira/public/consultas/coleta/trabalhoConclusao/viewTrabalhoConclusao.jsf?popup=true&id_trabalho=4129568
Access rights Closed access
Type Dissertação de mestrado profissional
URI http://repositorio.unifesp.br/handle/11600/46788

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